2 postes de Gestionnaires de scolarité F.H
A propos de nous
L’Université Jean Monnet est un établissement public expérimental (EPE) né de l'intégration de l’École Nationale Supérieure d’Architecture (ENSASE) en tant qu’établissement-composante.
Etablissement pluridisciplinaire, l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 6 campus (dont un campus à Roanne), l’Université accueille près de 21 000 étudiants et 1 700 personnels.
Mission proposée
– Catégorie B (gestionnaire des examens et des patients standardisés) ouvert aux contractuels pour un CDD d’un an
– Catégorie C (gestion des enseignements) ouvert aux titulaires et aux contractuels (premier CDD d’un an)
L’Université est fermée du 24 juillet au soir jusqu’au 19 août au soir.
Prévoir disponibilité pour un entretien le 24/08/2026.
Les personnes recrutées seront placées sous la responsabilité hiérarchique du responsable de scolarité 1er et 2ème cycle.
MISSIONS PRINCIPALES
Poste Gestionnaire de scolarité – examens
Gestion des examens sur tablette
La majorité des examens de la faculté de médecine se déroule sur tablette avec la plateforme dédiée de l’Université Numérique En Santé et Sport (UNESS).
Vous serez en charge du suivi du paramétrage des examens sur UNESS et de l’accompagnement des enseignants référents dans la conception de leurs épreuves en lien avec le service universitaire de pédagogie de l’Université.
Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS)
Les ECOS sont une évolution majeure de la réforme du deuxième cycle des études de médecine, permettant l’évaluation des compétences des étudiants en situation de simulation de pratique médicale. Vous contribuerez en lien avec l'équipe pédagogique en charge de l'organisation des ECOS :
• au recrutement des patients et professionnels standardisés incarnés par des personnes volontaires et bénévoles, en participant à la diffusion des avis de recrutement, à la sélection des candidatures reçues, à l'organisation et à la participation des sessions de recrutement.
• A l'organisation de leur formation permettant de couvrir les ECOS facultaires et nationaux, le suivi pour guider les participants dans l'apprentissage des scénarios et sur les questions pratiques.
• Vous participerez à l'organisation des examens, au niveau administratif et logistique. Pendant les sessions d'examen, vous serez plus particulièrement en charge de l'accueil et de l'accompagnement des patients et professionnels standardisés, du briefing au débriefing.
Points de parcours
Les points de parcours sont également une évolution de la réforme du deuxième cycle des études de médecine, permettant la valorisation du parcours personnel des étudiants pour le concours de l’internat :
Vous réaliserez le suivi des points de parcours des étudiants : le dépôt des pièces justificatives des étudiants sur la plateforme Moodle et la réalisation d’un rapport régulier des points engrangés.
Participer aux missions du service de scolarité en polyvalence avec les membres de l’équipe
Poste Gestionnaire de scolarité (enseignement)
Accueillir et informer
• Accueillir et informer le public sur l'offre de formation des filières proposées
• Coordonner les réunions d'information à destination des étudiants
• Renseigner, orienter les demandes des usagers vers les structures/ les services compétents
• Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation
Gérer la scolarité des étudiants
• Gérer l’assiduité et les absences des étudiants
• Traiter et gérer les demandes d'admission (dossiers de candidatures) par la procédure e.candidat et Etudes en France ,
• Traiter et gérer les demandes d'équivalence, dispense d’assiduité et de transfert
• Créer les dossiers étudiants et en assurer le suivi : réaliser les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes
Organiser les enseignements, les examens et les stages
• Gérer les emplois du temps sur l’application ADE.
• Structurer les enseignements de chaque année d'études
• Etablir le calendrier des épreuves d’examen (contrôles continus ou terminaux), des sessions de rattrapage
• Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens (copies, procès-verbaux d'examens, salles, sujets)
• Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap
• Organiser les jurys d’examens et établir les procès-verbaux de délibérations
• Validation des conventions de stages de la filière
Participer aux missions du service de scolarité en polyvalence avec les membres de l’équipe
Notre profil idéal
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES ATTENDUES
• Capacités rédactionnelles et de synthèse, avec une expression écrite claire, structurée et adaptée aux publics.
• Compétences relationnelles : sens de l’écoute, accueil bienveillant, accompagnement et orientation des publics.
• Maîtrise de la communication orale
• Connaissance appréciée du fonctionnement administratif et institutionnel d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Culture générale des études de santé et compréhension des parcours universitaires associés.
• Grande aisance avec les outils numériques : bureautique, plateformes collaboratives, outils pédagogiques et numériques institutionnels.
• Esprit d’analyse, rigueur et sens de l’organisation, avec une capacité à prioriser et respecter les délais.
• Esprit collaboratif notamment avec les enseignants pour l’organisation des examens
SAVOIR-ETRE
• Savoir écouter, analyser et orienter
• Savoir s’organiser et gérer son temps de travail ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Être réactif et rigoureux ;
• Savoir travailler en équipe et en autonomie ;
• Savoir réagir dans l’urgence et résoudre des problèmes ;
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;
• Être disponible, réactif, polyvalent et force de proposition.
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Heures supplémentaires possibles en période d’examens (traduites en heures de récupération).