Assistant de Direction Campus Santé H.F
A propos de nous
L’Université Jean Monnet est un établissement public expérimental (EPE) né de l'intégration de l’École Nationale Supérieure d’Architecture (ENSASE) en tant qu’établissement-composante.
Etablissement pluridisciplinaire, l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 6 campus (dont un campus à Roanne), l’Université accueille près de 21 000 étudiants et 1 700 personnels.
Mission proposée
Placé sous l’autorité de la direction de la composante, le secrétariat de direction constitue un binôme qui a pour mission d’apporter un appui administratif et logistique à l’organisation des activités de la direction.
Les assistants (es) de direction participent de manière opérationnelle au pilotage de l’activité de la direction de la composante en lien étroit avec des interlocuteurs variés notamment au sein de l’Université Jean Monnet (Présidence, Direction générale, etc.) et du CHU (Direction générale, Direction des affaires médicales et de la recherche, etc.). Ils participent au suivi et à la coordination de dossiers transverses (formation des Chefs de clinique, cérémonie des remises de diplômes, journée d'intégration des nouveaux internes, élections, etc.).
Les assistants (es) de direction assistent le directeur de l'UFR (doyen) et la direction du campus dans leurs missions. Ils assurent notamment :
– La gestion de quatre agendas (Doyen, assesseur à la pédagogie, direction du campus).
– L’organisation des instances et commissions facultaires, des réunions et d'évènements.
– La gestion et l’organisation des déplacements et missions de la direction de la composante ainsi que des personnes représentant la faculté dans des manifestations.
– La préparation de dossiers.
– L’accueil, l’information, l’orientation et l’accompagnement de divers publics.
Personnes Ressource, ils jouent un rôle central dans la circulation de l'information au sein de la composante.
ACTIVITES
Les activités du secrétariat de direction consistent à :
– Gérer le secrétariat de la direction de la composante (gestion de l’agenda, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements, réponses à apporter aux différentes demandes relevant du périmètre de la direction)
– Participer à la coordination des missions et à la circulation de l'information
– Gérer les conventions dans AIRS ainsi que les contrats de vacation administrative ou technique de la composante
– Collecter l'information et participer à l’instruction des dossiers
– Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention
– Organiser les déplacements
– Participer et rédiger des comptes-rendus des réunions
– Mettre en place le planning institutionnel des différentes instances en lien avec les contraintes universitaires, hospitalières et ministérielles
– Coordonner la tenue des instances et d'évènements spécifiques
– Gérer les locations de salles de la Faculté
– Réaliser des demandes d’achat en lien avec le service financier
– Préparer les dossiers en amont des instances en lien avec les différentes directions opérationnelles
– Apporter un appui aux services lors de manifestations et temps forts (oraux, cérémonies, auditions, etc.)
– Assurer la gestion et le suivi des boites mail génériques (« fac-médecine » et « médecine-direction »), ainsi que la mise à jour des listes de diffusion.
La première année de contrat, dans le cadre d’une montée en compétence et un apprentissage progressif du poste de travail, la personne recrutée exercera ses fonctions sous la responsabilité fonctionnelle de l’assistante de direction en poste.
Notre profil idéal
Savoirs
– Maitriser les procédures et les règles administratives, les circuits et délégations de signatures
– Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Savoir faire
– Utilisation avancée d'outils bureautiques (Pack office…) ; connaissance appréciée d’applications « métier » utilisées au sein de l’université (ADE, APOGEE, SIHAM, NOTILUS, AIRS, AMETYS)
– Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les normes rédactionnelles et dactylographiques, savoir utiliser une technique de prises de notes rapides
– Avoir un bon niveau rédactionnel
– Savoir gérer urgences et priorité
– Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d’informations
– Maitriser les modalités d'accueil du public, niveau anglais apprécié
– Aptitude à la polyvalence
Savoir être
– Discrétion et respect total de la confidentialité
– Avoir un bon relationnel, et savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
– Savoir écouter et aptitude à travailler en collaboration et en transversalité
– Organisation et rigueur
– Réactivité, adaptabilité
– Autonomie
– Aptitude à travailler en équipe
– Force de proposition.
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICES
– Présence programmée sur site 4 j par semaine au minimum.
– Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité et une disponibilité importante.