Gestionnaire de Scolarité – UFR SHS F.H
A propos de nous
l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois. L’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales (DEPT), une école d’Economie une école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.
Mission proposée
Prévoir disponibilité pour un entretien le 11/09 matin
ACTIVITES :
I – Accueillir et informer
– Accueillir et informer le public sur l'offre de formation des filières proposées :
– Coordonner les réunions de rentrée et d'information à destination des étudiants,
– Renseigner, orienter les demandes des usagers vers les structures/ les services compétents,
– Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation.
II – Gérer la scolarité des étudiants
– Créer les dossiers étudiants et en assurer le suivi : réaliser les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes,
– Traiter et gérer les demandes d'admission (dossiers de candidatures) par la procédure e.candidat et Etudes en France ,
– Traiter et gérer les demandes d'équivalence, dispense d’assiduité et de transfert,
– Contrôler l’assiduité des étudiants (Bourses) et gérer les justificatifs d'absence.
III -Organiser les enseignements – les examens- les stages
– Structurer les enseignements de chaque année d'études, modéliser les modalités de contrôle des connaissances sur le logiciel dédié,
– Constituer les groupes de Travaux Dirigés,
– Etablir le calendrier des épreuves d’examen (contrôles continus ou terminaux), des sessions de rattrapage,
– Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens (copies, procès-verbaux d'examens, salles, sujets),
– Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap,
– Organiser les jurys d’examens et établir les procès-verbaux de délibérations,
– Validation des conventions de stages de la filière en lien avec le service accueil.
IV – Activités spécifiques
– Participations aux commissions paritaires
– Participation à toute activité commune de l’équipe
– Participation à l’organisation d’évènements : forums, salons, journées portes ouvertes
– Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
– Publications sur le réseau Linkedin
– Publications sur le site Internet de la faculté d’informations liées à l’activité
– Archivage
Notre profil idéal
SAVOIRS :
– Connaître les principes d'organisation et de fonctionnement de l'Université (Organigramme, statuts et missions des services de l'UJM)
– Maîtriser la règlementation et les procédures de scolarité ; connaître l'offre de formation de la composante.
SAVOIR-FAIRE
– Savoir organiser une action et gérer les dossiers ; savoir analyser, anticiper et organiser une situation de travail donnée
– Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers
– Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
– Maîtriser les applications E.candidat, Etudes en France ; maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Apogée), Moodle.
SAVOIR ÊTRE
– Travailler en autonomie
– Disposer d'une capacité d'adaptation à son poste de travail
– Être réactif
– Anticiper et hiérarchiser l’importance des tâches à réaliser
– Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation
– Être polyvalent
– Être ponctuelle
– Avoir un esprit d’initiative et de curiosité
– Avoir le sens du travail en équipe
– Être capable de gérer les situations délicates et gérer la pression